Ideoita ja inspiraatiota tapahtumaasi!
Tapahtuman järjestäminen on kuin palapeli – erilaisista paloista muodostuu juuri oikeanlainen kokonaisuus. Kun joku kohta ammottaa tyhjyyttään, kokeilet siihen tarjolla olevia paloja, joista vain yksi sopii täydellisesti. Ja kun palapelin rakentaminen yksin tuntuu mahdottomalta, saatat pyytää kokoamiseen muutaman apukäden.
Olemme koonneet alle muutamia vinkkejä tapahtuman järjestämisen eri osa-alueilta. Ehkä jokin ideoista osuu naulan kantaan tai sitten sytyttää inspiraation täysin omanlaiseen toteutukseen. Jos kaikki on valmiina, käytä kohtia tarkistuslistana. 3…2…1… Fiilistelyä kehiin!
Yksityisjuhlaa vai...
Voit aloittaa valitsemalla tapahtumatyypin alta. Sitä kautta löydät kyseiseen teemaan paljon lisäinspiraatiota!
Kaikki tapahtumat
...yritystapahtumaa järjestämässä?
Tyky-, virkistyspäivä, kokous, seminaari? Lisää inspiraatiota löydät näiltä sivuilta!
Kaikki tapahtumat
Tapahtuman agenda: teemalla vai ilman?
Kaikki tapahtumat eivät tarvitse erityistä teemaa. Seminaareissa ja muissa yritystapahtumissa teema lienee tapahtuman aihe. Häissä puolestaan teemat perustuvat usein enemmänkin jo itse juhlatilan miljööseen ja somistuksiin: luontoa, urbaania tunnelmaa, kultaa, hopeaa, vaaleanpunaista vai metsän värejä?
Mihin tapahtumiin teema sitten sopii? Ainakin esimerkiksi henkilökunnan virkistystapahtumiin, syntymäpäiville, pikkujouluihin ja Halloween-juhliin. Hipit, Havaiji vai Hollywood? Vegas, glamour vai Día de Muertos? Oktoberfest, matka Etelän lämpöön… onhan näitä!
Vielä parempaa, kun keksit teemaan jonkun oman twistin. Hollywood-teemaa kantavat Halloween-juhlat eli Hollyween? Kuuman kesäpäivän kokoontuminen voisi puolestaan kantaa nimeä Julyfest. Suomessa harvoin pystyy Beach Partyja pitämään, mikset loisi sisätiloihin yksityistä klubia ja nimeä iltaa Beat Partyksi?
Jos päätät järjestää teemajuhlat, omistaudu sitten kunnolla! Etsi inspiraatiota netistä, Pinterestistä ja muista somekanavista. Käy askartelu- ja juhlatarvikekaupoissa ja viimeistele tapahtuma teemaan sopivalla ohjelmalla ja cocktaileilla. Budjetista riippuen voit toteuttaa teemajuhlat koristeluineen itse tai tilata toteutuksen somistuspalvelulta.
Tapahtuma- ja juhlatilat
Tiloja on maalaisromanttisista juhlatiloista auditorioihin, joten kannattaa tässä kohtaa hieman tarkentaa tilan tyyppiä, jotta löytäisitte teidän tapahtumalle tai juhlalle täydellisen tilan.
Kaikki tapahtumat
Kutsut
Miten saat vieraasi innostumaan tapahtumastasi yhtä paljon kuin sinä itse? Miten luoda sen kutkuttavan tunteen, joka sinullakin on jo tapahtumaa järjestäessäsi? Lähettämällä houkuttelevat kutsut tietenkin!
Kun vieraslista on valmis, on aika ideoida kutsut. Jos paikalle on tulossa pienempi vierasmäärä läheisiä tuttuja, tulee tapahtumasta ilmoitettua ehkä vain soittamalla tai tapaamisen yhteydessä. Jos taas tapahtumasta on tulossa suurempi spektaakkeli, on kutsujen lähettäminen yksi ensimmäisistä hoidettavista asioista!
Paperilla
– vai puhelimesta?
Pukukoodi
Vieraasi miettivät joka tapauksessa mitä pukisivat päälleen. Mikset siis helpottaisi kaikkien asukriisiä asettamalla juhliin jonkun hauskan pukukoodin? Tiettyjä merkkipäiviä, kuten häitä tai rippijuhlia, haluaa kukaan tuskin viettää länkkäriasussa, mutta kolmekymppisille tai pikkujouluihin voi hieman villimmät raamit määritelläkin!
Teemaan sopivan asun ei aina tarvitse olla päästä varpaisiin suunniteltu elokuvapuvustamon tasoinen ilmestys. Juhlapukeutumiseen voi antaa vaikka vain simppelin lisäohjeen, kuten hassu hattu, hassut lasit tai jotain pinkkiä. Väreistä puheen ollen, ehkä koko pukukoodi voisi olla vain yksi väri? Tällöinkin joku vieraista todennäköisesti huokaisee helpotuksesta, kun joku muu päättää valinnasta mustan ja punaisen mekon välillä.
Psst! Rohkaise vieraitasi panostamaan mainostamalla asukilpailua, jossa paras asu voittaa palkinnon!
Aktiviteetit, elämykset ja ohjelmanumerot
Tapahtumien suola on usein jokin ohjelmanumero tai aktiviteetti. Se kohotaa tunnelmaa ja on jotain tekemistä illanvieton rinnalla. Minkälainen sopisi teidän juhliin?
Kaikki tapahtumat
Tapahtumaan sopivat tarjoilut
Valmistit tarjoilut sitten itse tai tilasit ne pitopalvelun kautta, ei mikään estä sinua suunnittelemasta ja nimeämästä pöydän antimia tapahtumasi teeman mukaisesti! Tarjoilupöydässä koreileva juhlatilan somistuksiin ja tilaisuuden teemaan sopiva menu on yksityiskohta, joka luo viimeisteltyä tunnelmaa. Tässä muutamia ideoita tarjoilupöytään:
Tee-se-itse buffet
Nimikkodrinkit
Muista nämä
Laita tarjolle jotain raikasta ja jotain rapeaa. Noudata selkeää teemaa ja muista, että usein vähemmän on enemmän. Vaikka tekisit tarjoilut itse, kannattaa keittiöön hommata tapahtuman ajaksi apuri, etenkin jos kyse on vähänkään isommasta tapahtumasta. Ehkä naapurista löytyy innokas tiskaaja pientä palkkaa vastaan?
Jos ruokamäärien arviointi, buffetin suunnittelu ja tarjoiluiden valmistaminen tuntuvat liian haastavalta, kannattaa matalalla kynnyksellä kääntyä pitopalvelun puoleen. Happensin tarjonnasta löydät useita cateringpalveluita, lähetä tarjouspyyntö vaikka useampaan! Tutustu Happensin cateringtarjontaan tästä.
Somistuksen lyhyt oppimäärä
Kuvausseinä ilmapalloineen ja partybannereineen on 2020-luvun juhlissa must. Eikä kuvia suinkaan ikuisteta omaan puhelimeen, vaan polaroid-kameralla! Jos haluat panostaa isosti, hommaa juhliisi kunnon photobooth! Ovathan fyysiset kuvat juuri nyt in.
Tässä muutamia koristeluvinkkejä:
- Valot
- Pöytäkyltit
- Kukka-astelemat
- Viirit
- Servietit ja pöytäliinat
- Ilmapallokaaret ja -asetelmat
- Numerokoristeet syntymäpäiville
Ohjelma
Joku voisi pitää tylsänä järjestää aikuisten juhliin pelejä ja leikkejä, mutta me olemme eri mieltä! Ohjelmassa kannattaa tuoda esiin juhlien teemaa ja mahdollisen päivänsankarin persoonaa sekä miettiä minkälainen ohjelma sopii vierasjoukolle. Jos ohjattu ohjelma tuntuu liian pakotetulta, on monia muitakin vaihtoehtoja! Tässä muutamia ideoita juhlien ohjelmaksi:
Pelinurkkaus
Ohjelmaa voi olla myös sellainen, mitä ei aikatauluteta ja mihin ei ole pakko osallistua. Jos juhlatilaan saa esimerkiksi pelinurkkauksen, vie sinne pelikortit, beerpong-pöytä tai jokin lautapeli, jota vieraat voivat omaan tahtiin käydä pelailemassa. Pro tip: tee onnenpyörä!
Make tietovisat great again!
Jos kyseessä on vaikkapa hääjuhla tai synttärit, voit tehdä valokuvaseinän, jossa vieraat voivat käydä arvuuttelemassa päivänsankarin ikää eri kuvissa. Laita seinän lähettyville kyniä, paperia ja laatikko vastauksille ja palkitse illan päätteeksi voittaja!
Aina toimivaa yhteisohjelmaa ovat tutut musavisat ja tietovisat, mutta mieti niitäkin rohkeasti twistin kautta! Firman bileissä olisi hauska, jos tietovisassa paljastuisi vaikkapa yllättäviä faktoja pomosta sen sijaan, että muistellaan yrityksen perustamisvuosia sun muita statistiikkoja. Musavisassa arvuutellaan tietenkin teeman mukaisia kappaleita. Tunnetut countryhitit vai kauhuelokuvien musiikkiteokset? Arvo ensin kilpailevat joukkueet näyttävään tyyliin!
Ohjelmaa ja aktiviteetteja Happensin kautta
Myös Happensin kautta voit varata hauskaa ohjattua tekemistä tapahtumaasi. Tilaa paikalle drinkkikoulu, yksityinen burleskiesitys tai nostalgisia retrovideopelejä!
Spice it up!
Mitä vielä puuttuu? Kenties valokuvaaja? Tilaa kuvauspalvelut ammattilaiselta tai pohdi, sopisiko joku tutuistasi hommaan. Tällöin puhelimet voi jättää ovella puhelinparkkiin!
Mikäli tiedossa on tapahtuma, jossa samassa paikassa on tarkoitus jatkaa iltaan asti, mieti löytyisikö kaveriporukasta apulaisia järjestelyihin. Rakenna juhlatilaan oma narikka ja askartele narikkalaput tai loihdi vaikkapa hauska baaritiski! Ehkä tuttavapiiristäsi löytyy poke-ehdokas tai baarimikko luomaan tunnelmaa?
Tapahtuman kulku
Muista miettiä myös tapahtuman kulkua. Liian kiveen hakattua aikataulua ei kannata kuitenkaan tehdä, sillä tuskin haluat kulkea ympäriinsä minuuttiaikataulun kanssa huolehtimassa siitä, milloin mitäkin pitää tehdä. Hahmottele etukäteen vain tietty runko. Heivataanko jossain vaiheessa ruokapöydät pois tanssilattian tieltä? Onko kakku tarkoitus leikata juhlavasti ennen jälkiruokatarjoilun aloittamista? Milloin musan volume nousee? Mieti järjestystä ruokailun, ohjelman ja esimerkiksi mahdollisten puheiden suhteen.
Kaikki valmiina!
Joko muistilista on rustattu täyteen? Sitten vain tapahtumaa järjestämään! Pyydä tarvittaessa suunnitteluapua kaverilta tai kysele teemaideoita vierailta. Tulevan tapahtuman fiilistelyä parempaa on vain fiilistely yhdessä! Ja hei, jos et osaa päättää eri teemojen, koristeluiden tai tarjoiluvaihtoehtojen välillä, voit aina järjestää usemmat juhlat! Let’s make it Happen!