Yritystapahtumat

Kuka sanoi, että yritystapahtuman täytyy olla kuivakka seminaari kulahtaneessa kokoushuoneessa? Ei todellakaan, nyt ideoidaan mielettömiä yritystapahtumia moneen makuun! Yritystapahtuma ei ole pelkästään yhteinen seminaari tai ajanvietto, vaan parhaassa tapauksessa rakentaa yrityksesi brändiä työnantajamielikuvaa ja tarjoaa lähtemättömän vaikutuksen työntekijöihin, asiakkaisiin sekä muihin sidosryhmiin. Yritystapahtumat ovatkin mainio mahdollisuus rakentaa ja vahvistaa suhteita, verkostoitua ja edistää liiketoiminnallisia tavoitteita.

Sopiva miljöö luo oikean tunnelman

Yritystapahtumaa suunnitellessa on hyvä muodostaa halutun päivämäärän ja ajan lisäksi kuva tapahtuman osallistujamäärästä sekä käytettävissä olevasta budjetista. Osallistujamäärä on todella ratkaiseva tieto, sillä pientä tilaa ei isoksi taiota. Arvioi siis osallistujamäärä ennen paikanvalintaa. Pelkästään koko ei ratkaise. Huomioi tilan pohjaratkaisu, tarjoaako se haluttuja ominaisuuksia, kuten takahuoneen tai pihan? Onko tilaan mahdollista tuoda tarpeeksi paljon pöytiä vai onko tapahtuma cocktail-henkinen?

Tapahtumamiljöötä katsotaan usein kovin kriittisesti, mutta tilat muuttuvat tapahtumien mukaan. Huomioi tapahtuman ajankohta. Iltatapahtumissa valot pääsevät oikeuksiinsa ja saat tuotua niillä näyttävyyttä tilaan, päiväsaikaan taas luonnonvalo luo oman kauniin hehkunsa. Yritystapahtumissa myös näkyy usein yrityksen brändi. Mieti siis, miten nykyiset rekvisiittanne ja brändivärinne toimivat tilassa. Ilmapallot, kukat ja muu rekvisiitta tuovat myös upean loppusilauksen!

Muista aikataulut ja markkinointi!

Jes, miljöö ja aktiviteetit valittu! Nyt on aika keskittyä siis tapahtuman kulkuun. Aloita suunnittelemalla vedenpitävä aikataulu. Kuka tulee paikalle ja milloin, mitä tapahtuu milloinkin? Selkeä aikataulu auttaa tekijöitä toteuttamaan upean tapahtuman. Kun olet saanut selvyyden tapahtumien kulkuun ja muodostettua aikataulun löyhän version on aika terästää kokonaisuutta. Kuka vastaa juontajien juonnoista ja ottaa heidät vastaan, entä kuka laittaa plaseerauskortit paikoilleen? Jokaiselle taskille on oltava tekijänsä. Yritystapahtumia järjestäessä vanha sanonta todellakin pitää paikkansa – hyvin suunniteltu on puoliksi tehty!

Kun yritystapahtuman speksit alkavat olla paikoillaan, ei markkinointia tule unohtaa. Vieraiden tulee tietenkin olla tietoisia tapahtumasta saapuakseen paikalle! Mitä houkuttelevampi ohjelma ja tarjonta, sitä enemmän väkeä paikalla. Mieti, mitä kanavia hyödynnät viestiäksesi tapahtumasta. Sähköposti, perinteinen kirje ja somekanavat ovat hyvä alku kutsulle. Tähän ei kuitenkaan kannata jättää hommaa, vaan tapahtumasta olisi hyvä muistutella jatkuvasti. Koosta lisätiedot selkeään paikkaan, esimerkiksi tapahtuman omille nettisivuille ja anna tapahtumallesi selkeä ja ytimekäs nimi. Nimeä voit käyttää myös sosiaalisen median hashtagina.

Haluamme toivottaa inspiroivia hetkiä suunnittelun parissa ja mielettömiä yritystapahtumia!